با فرآیند حذف کاغذ در امور اداری و شرکت ها مفاهیمی، مانند ساخت امضای الکترونیک و یا امضای دیجیتال بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته اند. اما باید در نظر داشت که ساخت امضای دیجیتال و ساخت امضای الکترونیک، بسیار متفاوت هستند. منظور از ساخت امضای الکترونیک، ساخت تصویری دیجیتال از امضای سنتی شما و یا نسخه ای الکترونیکی امضای شماست که از امنیت بالایی برخوردار نیست.
این در حالی است که امضای دیجیتال با کدگذاری های مختلف به عنوان یک سند قانونی، از امنیت بالاتری برخوردار است و مراحل ساخت متفاوتی را طلب می کند. در این مقاله صرفاً به بررسی روش های ساخت امضای الکترونیکی در ویندوز، مک، iOS و اندروید می پردازیم.
ساخت امضای الکترونیک در Adobe Reader
شاید Adobe Reader سبک ترین نرم افزار برای نمایش فایل های PDF نباشد، اما بدون شک یکی از پر امکانات ترین آنهاست که ویژگی های زیادی را در رابطه با ساخت امضای الکترونیک در اختیار شما قرار می دهد. این ویژگی در نرم افزارهای رایگان دیگر هم ارائه می شود، اما در اغلب مواقع شما برای استفاده از قابلیت امضای الکترونیک، می بایست نسخه پولی را خریداری کنید.
- برای ساخت امضای الکترونیک در ادوبی ریدر کافیست فایل PDF را با Adobe Reader DC باز کنید.
- در منوی سمت راست، بر روی گزینه Fill & Sign کلیک کنید.
- حالا در نوار ابزار باز شده در بالا بر روی Sign کلیک کنید و گزینه Add Signature را انتخاب کنید تا امضای الکترونیک خود را در متن قرار دهید.
- شما می توانید به سه طریق امضای خود را بسازید.
- در Adobe Reader گزینه Type به صورت پیش فرض انتخاب شده است که بوسیله آن، نام خود را به عنوان امضاء تایپ می کنید تا به امضاء تبدیل شود.
- در روش های دیگر، با انتخاب گزینه Draw امکان رسم امضاء با موس، قلم استایلوس و لمس در صورت پشتیبانی وجود دارد.
- گزینه سوم انتخاب Image است که در آن می توانید از یک عکس به عنوان امضاء استفاده کنید.
- برای کسب نتیجه بهتر در ساخت امضای الکترونیک، امضای خود را اسکن کنید و آن را به عنوان یک عکس ذخیره کنید.
- البته فرایند اسکن تنها برای یک بار انجام می شود. برای نتیجه ای حرفه ای تر می توانید عکسی را در قالب فرمت PNG و بدون پس زمینه ویرایش و ذخیره کنید.
ساخت امضای الکترونیک در Microsoft word
برای اضافه کردن امضای الکترونیک در نرم افزار مایکروسافت ورد، چند راه حل پیش رو دارید. اولین راه تایپ نام یا عبارت مورد نظر شماست که با توجه به کاربری این نرم افزار بسیار ساده است.
- اگر در فرمی که پیش رو دارید، محلی برای درج امضای تایپی وجود دارد، کافیست بر روی محل امضاء راست کلیک کنید و در منوی باز شده گزینه Sign را انتخاب کنید.
- حال در کنار علامت X نام خود را تایپ کنید.
- راه حل دیگر قرار دادن تصویر امضاء است که برای این منظور گزینه Select Image را انتخاب کرده و فایل تصویر امضاء را پیدا و انتخاب کنید.
- راه حل آخر ساخت امضای الکترونیک، استفاده از قابلیت Inking در ورد است که از کیفیت بالایی برخوردار است.
- اگر محل امضاء در سند وجود دارد، امضاء خود را در کادری که در کنار علامت X وجود دارد ترسیم کنید و با انتخاب Sign دکمه Signature کنار سندتان اضافه می شود.
پیشنهاد سایت: انتقال مالکیت گوشی
ساخت امضاء الکترونیک در مک
کاربران سیستم های مک اپل از کاربران ویندوز خوش شانس تر هستند. نرم افزار Preview که به صورت پیشفرض در سیستم عامل مک ارائه می شود، قابلیت امضای اسناد را به شما ارائه می دهد. و با توجه به ترک پد بسیار عالی سیستم های مک، امکان ترسیم امضای شما با انگشت وجود دارد. در مک بوک های جدید با ترک پد مجهز به Force Touch، به علت حساس بودن این ترک پد به میزان فشار، امضای شما دقیق تر هم خواهد بود. در سیستم های iMac می توانید از روش سنتی اسکن استفاده کنید.
- برای ساخت امضای الکترونیک و درج آن در سند، فایل PDF را در برنامه Preview باز کنید و بر روی Show Markup Toolbar کلیک کنید.
- سپس با کلیک بر روی دکمه Sign به نوار ابزار مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
- با انتخاب دکمه امضا، دو گزینه ترک پد یا دوربین Webcam در اختیار شما قرار می گیرد.
- این مرحله تنها برای یک بار اتفاق می افتد و برنامه Preview برای اسناد بعدی از همین امضاء استفاده می کند.
- بعد از اتمام این مرحله، امضای ساخته شده در منویی در پایین همین منو نمایش داده می شود و امکان قرار دادن آن در متن با Drag & Drop وجود دارد.
- همچنین می توانید اندازه آن را برای تناسب بهتر با متن تغییر دهید.
- موارد دیگر در نوار ابزار امضاء، امکان اضافه کردن متن و اشکال مختلف را به امضاء می دهد.
- برای ذخیره سند و امضاء از دو گزینه Save یا Duplicate استفاده کنید.
- می توانید با نصب Adobe Reader DC برای مک از این برنامه برای ساخت امضای الکترونیک استفاده کنید.
ساخت امضای الکترونیک در آیپد و اندروید
ساخت امضای الکترونیک در آیپد و اندروید، به علت وجود صفحه لمسی کار آسانتری است. روش کار در گوشی و تبلت اپل، آیفون و آیپد یکسان است . برای ساخت امضای الکترونیک در هر دو این موارد، از اپلیکیشن های Mail و Adobe Fill and Sign استفاده می شود. برای گوشی ها و تبلت های اندرویدی نرم افزار پیش فرضی وجود ندارد و می بایست از اپلیکیشن Adobe Fill and Sign استفاده کنید. البته نسخه های اندروید و آیفون مایکروسافت آفیس Word، از قابلیت های زیادی همچون امضای الکترونیک بهره مند است.
بیشتر بخوانید: آموزش ساخت user در اکتیو دایرکتوری
ساخت امضای الکترونیک در گوشی های آیفون و آیپد
یک راه برای ساخت امضای الکترونیک در آیفون و آیپد، استفاده از قابلیت نشان گذاری اپلیکیشن Mail است. اگر قبلا امضای نسخه الکترونیک خود را در نرم افزار Preview ثبت کرده باشید، به صورت اتوماتیک در آیفون و آیپد به آن دسترسی خواهید داشت و نیازی به ساخت مجدد امضاء نیست.
استفاده از خاصیت نشان گذاری نرم افزار Mail راحت است، اما تنها وقتی به کار می آید که شما قصد امضای یک سند را دارید، نه ساخت یک امضای الکترونیک.
- برای این کار بر روی فایل PDF که در ایمیل دریافت کرده اید بزنید.
- سپس در پایین و سمت راست صفحه، بر روی گزینه Markup and Reply که آیکونی شبیه به جعبه ابزار دارد بزنید.
- با انتخاب این گزینه، می توانید با زدن دکمه signature در گوشه سمت راست در پایین صفحه امضای خود را وارد کنید و دکمه Done را بزنید.
- همچنین امکان ترسیم امضاء و یا تایپ نام نیز وجود دارد.
- با این کار برنامه Mail، به صورت اتوماتیک یک ایمیل با فایل امضاء شده ایجاد می کند که می توانید بعد از وارد کردن متن مورد نظر خود ارسال کنید.
این روش علی رغم راحتی، دارای محدودیت های زیادی است. برای آزادی عمل بیشتر در ساخت امضای الکترونیک، می توانید از برنامه Adobe Auto Fill استفاده کنید که به شما اجازه ایجاد تعداد نامحدودی امضاء را می دهد. این برنامه قادر است که تصاویر اسناد کاغذی را با دوربین ثبت کند، بنابراین کاربران می‌توانند نسخه‌های دیجیتالی فرم‌های کاغذی را ایجاد کنند. شما می توانید از طریق تایپ نام خود، یا ترسیم امضاء با انگشت و یا قلم استایلوس متن سند PDF خود را امضاء کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- ابتدا فایل PDF خود را پیدا کنید و گزینه Share را انتخاب کنید.
- در لیست برنامه های ارائه شده، برنامه Adobe Fill & Sign را که از اپ استور اپل نصب کرده اید، انتخاب کنید.
- حالا بر روی دکمه Signature بزنید و به راحتی سند خود را امضاء کنید.
پس از اتمام کار، بر روی دکمه در برنامه Adobe Fill & Sign بزنید و فایل سند امضاء شده را به برنامه دلخواه خود بفرستید.
اگر به دنبال آپشن های بیشتری برای ساخت امضای الکترونیک در کار حرفه ای خود هستید، یا علاقه ای به برنامه Adobe Fill & Sign ندارید، ما اپلیکیشن Sign Now را به شما پیشنهاد می کنیم. کاربری این برنامه بسیار خوب است و امکان امضای اسناد با انگشت را برای شما فراهم می کند. در نسخه رایگان این برنامه، امکان امضای 5 سند در ماه وجود دارد.
امضای اسناد در اندروید
در اندروید نرم افزار پیش فرض برای ساخت امضای الکترونیک وجود ندارد. به همین دلیل می بایست از نرم افزار تولید شده در شرکت های دیگر استفاده کنید. در این سیستم عامل نیز، پیشنهاد اول ما Adobe Fill & Sign است که امکان امضای تعداد نامحدودی سند را به شما می دهد.
این برنامه قادر است که تصاویر اسناد کاغذی را با دوربین ثبت کند، بنابراین کاربران می‌توانند نسخه‌های دیجیتالی فرم‌های کاغذی را ایجاد کنند. بعد از نصب بر روی دکمه Signature بزنید و به راحتی سند خود را امضاء کنید. پس از اتمام کار، بر روی دکمه در برنامه Adobe Fill & Sign بزنید و فایل سند امضاء شده را به برنامه دلخواه خود بفرستید.
