پیش از هرچیز بهتر است با معنای این عبارت اختصاری آشنا شویم. سیستم ارتباطی Voice over IP که به اختصار آن را VoIP می‌نامند به معنی انتقال صدا روی بستر شبکه است. این سیستم در رده‌ی سیستم‌های نوین ارتباطی قرار می‌گیرد که انتقال صدا در آن از بستر جابجایی‌های دیتا توسط کابل‌های شبکه و یا شبکه‌ی بی‌سیم انجام می‌شود.
انتقال صدا ،که پیش از این و در سال‌های پیش از وجود شبکه‌ی گسترده اینترنت به شیوه‌های سنتی , و با کابل‌کشی‌های بسیار انجام می‌شد، در این روش شکل پیشرفته‌ای به خود می‌گیرد و امکانات بیشتری به آن افزوده می‌شود.
به اختصار می‌توان گفت که ارتباط و تماس تلفنی در این فناوری از طریق شبکه داخلی یا اینترنت ایجاد می‌شود؛ ضمن اینکه می‌توان با اتصال سیستم تلفن شهری به شبکه داخلی از یک سیستم دیجیتالی سانترال به عنوان مرکز تلفن بهره برد.
تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی یک مرکز تلفن مبتنی بر VoIP
تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی یک مرکز تلفن مبتنی بر VoIP عبارتند از : رایانه و گیت‌وی. باید توجه داشت که انتخاب کارت و گیت‌وی بدون در نظر داشتن وضعیت مکالمات کاربر و ترافیک تماس سبب بروز مشکلاتی در سیستم VoIP خواهد شد. بنابراین پیش از اقدام برای راه‌اندازی VoIP علاوه بر شناخت تجهیزات مورد نیاز می‌بایست دقت کافی در مورد کیفیت و استحکام آنها لحاظ شود تا نتیجه کار رضایت‌بخش باشد.
عامل دیگر در بروز نقص در این سیستم، به‌کارگیری تلفن نرم‌افزاری بدون هدست پیشرفته و نرم‌افزار استاندارد است تبعات این امر هنگِ تلفن نرم‌افزاری و کیفیت صدای نامطلوب است که موجب نارضایتی مشتریان خواهد گردید.
در هر صورت ساخت این سیستم، زمینه‌ساز بهره‌مندی از مزایایِ بسیاری خواهد بود. شاید بارزترین مزیت این تکنولوژی همان کاهش هزینه‌های جاری باشد اما این تنها مزیت تکنولوژی VoIP نیست. این سیستم علاوه بر انتقال صدا، توانایی انتقال تصویر در تماس‌های تصویری و یا ارسال و دریافت پیام کوتاه را دارد.
دیگر قابلیت‌های این تکنولوژی عبارتند از: ارسال ایمیل صوتی، پشتیبانی از تلفن‌های همراه، برگزاری کنفرانس‌های صوتی، ارسال فکس به شکل ایمیل، ثبت مکالمات، رابط کاربری تحت وب، سیستم‌های پیشرفته گزارش‌گیری و … در بخش ذیل به اختصار به شرح مزیت‌های VoIP می‌پردازیم:
مزایای استفاده از ویپ
در این سیستم نیازی به سیم‌کشی‌های مرسوم مجزا نیست. بدین‌ترتیب با بکارگیری بستر شبکه در برقراری ارتباطات، هزینه‌های کابل‌کشی بسیار کاهش پیدا خواهد کرد. بعلاوه در صورت انتقال کاربر به مکانی جدید، نیازی به سیم کشی‌های مجدد نیست.
میزان هزینه‌های برقراری ارتباطات در کنفرانس‌های صوتی و تصویری که با استفاده از فنآوری VoIP برگزار می‌گردند، کمتر است. بعلاوه، با توجه با ادغام دستگاه تلفن با کامپیوتر شخصی در این سیستم، شما هزینه‌ی کمتری متحمل خواهید شد. چنانکه امروزه به همین دلیل، استفاده از نرم‌افزارهای سافت‌فون (Soft Phone) چه در مصارف سازمانی و چه خانگی رو به افرایش است. استفاده از این نرم افزارها جایگزینی برای IP-Phone که تنها نیاز به Handset دارد به شمار می‌رود.
در فنآوری VoIPبدلیل استفاده از استاندارهای جهانی و عدم نیاز به شیوه‌های پیاده‌سازی امکان ترکیب و ادغام محصولات تولید کنندگان گوناگون وجود دارد.
این فنآوری از تمامی امکانات و پتانسیل‌های مخابراتی کنونی با هزینه‌های بسیار پایین و سهولت اجرایی بالا پشتیبانی می‌کند.
به دلیل وجود ویژگیِ مدیریت متمرکز در مراکز مبتنی بر VoIP، به کاربر این امکان داده می‌شود تا علاوه بر تغییر تنظیمات، بتواند کاربری را به محیط اضافه کرده و یا گزارش تهیه کند. این امر به پویایی و پیشرفت روز افزون شبکه های ویپ بسیار کمک کرده است.
ترکیب کارکردهای صدا و دیتا از دیگر مزیت‌های ویپ می‌باشد. نتیجه‌ی این ادغام کاهش هزینه‌های پشتیبانی و نگه‌داری است که به دلیل ادغام شبکه دیتا و شبکه تلفنی اتفاق می‌افتد.
افزایش تعداد کاربران در این سیستم نیازی به تجهیزات سخت‌افزاری جداگانه ندارد و به سادگی امکان‌پذیر است. همچنین تماس کاربران با یکدیگر از طریق اینترنت انجام می‌شود؛ این ویژگی سبب می‌شود تا کارکنان در هر جایی از دنیا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و بُعد مکانی اثری بر این سیستم نداشته باشد.
با توجه به رواج گوشی‌های هوشمند و تعداد کاربران بسیار بالای این گوشی‌ها، به قابلیت برنامه‌نویسی این فنآوری بر روی گوشی‌های تلفنی توجه شده است.
استفاده از استانداردهای SIP ،H.323 و …
